- FATTURA

FATTURA ELETTRONICA PRIMI PASSI

Configurazione Fattura Elettronica

Per configurare la pagina di Fattura Elettronica ti consigliamo di visionare il video tutorial che trovi sul nostro sito alla sezione Tutorial - Galleria completa - Fattura Elettronica. Nota bene, se hai configurato più strutture con stessa o diversa P.IVA dovrai ripetere la configurazione su ogni struttura. Una volta fatta la configurazione hai due possibilità: - inviare direttamente da Speedy Doctor se hai acquistato il servizio di Fatturazione Elettronica Automatica - scaricare l'XML (incluso nella licenza base) in caso di errori durante l'invio o durante lo scarico dell'XML, ti consigliamo di cliccare di Visualizza (a fianco al tasto Scarica XML). li vedrai il messaggio di errore. Il messaggio che vedrai è quello originale dell'AdE, per cui a volte può essere di non facile interpretazione. Dovrai capire qual è il problema e correggerlo.

Come inviare la fattura elettronica

Inviare una fattura elettronica è molto semplice: crea una fattura normalmente (vedi video tutorial https://www.youtube.com/watch?v=jIHBYEsZDbk), una volta salvata la fattura, rientra con il tastino arancione di modifica. A questo punto vedrai tre tasti arancioni "Scarica XML" - "Visualizza" e "Invia". Ti consigliamo sempre di fare prima "Visualizza" e poi inviare la fattura alla SDI attraverso il tasto arancione "Invia".

Gli stati della Fattura Elettronica

CONSEGNATO SDI la fattura è stata inviata correttamente, in attesa di risposta da parte dell'Agenzia delle Entrate

ERRORE VALIDAZIONE la fattura non rispecchia le specifiche richieste dall'AdE, quindi c'è un problema di compilazione dei dati, per esempio sulla registrazione del cliente; i casi più comuni sono: - spazio all'inizio o alla fine del Codice Fiscale - manca l'indirizzo (la via) - mancanti uno tra nome o cognome - caratteri inusuali nei campi, esempio: caratteri non italiani oppure accento al posto di apostrofi, etc. - Imponibile importo non calcolato secondo le specifiche tecniche: non è stata selezionata la voce ENPAV nella pagina di Fattura Elettronica - etc

SCARTO significa che lo SDI ha rifiutato la fattura. Se la apre dal tasto arancione, nel popup in alto a destra trova la notifica, cliccandoci sopra vede il messaggio inviato dallo SDI. A mo' di condivisione le cause di scarto maggiormente registrate sono: - Codice Fiscale cliente errato o scritto in minuscolo - mancanza di indirizzo o nome - P. IVA errata o mancante in caso di cliente con P.IVA - Fattura duplicata: bisogna verificare sul proprio Cassetto Fiscale se la fattura è già presente. Se presente non presuppone rinvio, se non presente va rinviata.

IMPOSSIBILITA RECAPITO l’Agenzia delle Entrate ha ricevuto la fattura correttamente, quindi è presente sul tuo Cassetto fiscale e su quello del cliente, l'unico aspetto è che l'AdE non è riuscita a notificare al cliente la ricezione della fattura: - nel caso di clienti privati sarà sempre così perché non hanno PEC né Codice Destinatario - nel caso di P.IVA magari per problemi di quest’ultima (non hanno configurato il Codice Univoco, PEC inesistente, etc)

RICEVUTA CONSEGNA significa che hai inviato correttamente e che l'AdE è riuscita a recapitare correttamente la fattura al destinatario.

RICEZIONE FATTURE

Qual è il mio Codice Univoco?

Il tuo codice univoco è REJ20HD

Gestione fatture passive

Per ricevere le fatture passive su Speedy Doctor il veterinario/clinica deve configurare il "Codice Destinatario" nel suo profilo sul sito dell'Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi), inoltre deve fornire detto codice ai propri fornitori.. Il "Codice Destinatario" viene fornito da Speedy Doctor. In questo modo le fatture d'acquisto confluiranno automaticamente sul profilo Speedy Doctor del veterinario/clinica.

FILE XML

Il commercialista non riesce ad importare i file XML

I file XML di Speedy Doctor hanno una codifica UTF-16 che è l'evoluzione del UTF-8. L'Agenzia delle Entrate non ha fornito una specifica relativa alla codifica per cui i software di fatturazione elettronica devono supportare tutte le codifiche (non solo UTF-16 e UTF-8, ma anche ISO-8859-1, ISO-8859-15, etc.). Anche Speedy Doctor con molta pazienza ha dovuto supportare le altre codifiche per permettere di visualizzare tutte le fatture elettroniche ricevute. Se il software del commercialista non legge la codifica UTF-16 il problema sta nel software contabile che deve risolvere il problema, anche perché tale dinamica si potrebbe ripetere.

Scarico massivo XML

Puoi scaricare in modo massivo gli XML ricevuti e inviati all'Agenzia delle Entrate.

• Fatture Passive: vai su Amministrazione - Fatture Passive seleziona il periodi di riferimento attraverso il calendario e clicca sul tasto XML. Ti ricordiamo che detti XML sono disponibili anche sul tuo Cassetto Fiscale.
• Fatture Attive: puoi scaricare in modo massivo tutte le fatture elettroniche emesse e inviate all'Agenzia delle Entrate. Vai su Configurazione - Preferenze - Esportazione Commercialista; in basso trovi un calendario dove devi selezionare il periodo di riferimento e poi fai click su XML.

Nota Bene: le fatture che non sono state inviate all'AdE (Sistema di Interscarbio) non sono fatture elettroniche per cui non esiste il file XML firmato ed inviato ragion per cui non sono contemplate nello scarico massivo.

FATTURE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Fattura P.A.

Per inviare una fattura alla Pubblica Amministrazione devi:

- Registrare il cliente come Pubblica Amministrazione: nell'anagrafica cliente specificare che si tratta di P.A nel campo "Tipo cliente"

- Quando emetti la fattura devi mettere il flag su "Contratto" inserire "Data Contratto" "nr. Contratto" e Codice CIG (ATTENZIONE se non metti il flag su "Contratto" i campi Data/Nr Contratto e CIG non compariranno in fattura).

- Ti consigliamo, prima di inviare, di cliccare sul tasta arancione Visualizza XML (a fianco ad INVIA) in modo che puoi controllare il contenuto dell'XML prima dell'invio

- Quando hai verificato che sia tutto corretto puoi inviare

La P.A. non vede la mia fattura

La fattura elettronica è considerata emessa, dall'Agenzia delle Entrate, se e quando è presente sul proprio Cassetto Fiscale. Sempre dal Cassetto Fiscale è possibile vedere l'Identificativo Fattura, che è un numero univoco che identifica la fattura; L'identificativo Fattura è la "prova provata" che la fattura è stata emessa regolarmente. Se una fattura è presente sul Cassetto Fiscale è stata validata dall'unico ente che può stabilire la correttezza della fattura: AGENZIA DELLE ENTRATE.

Di solito il problema riscontrato è che la PA ha un software non aggiornato che non permette di leggere la codifica UTF-16. I file XML di Speedy Doctor hanno una codifica UTF-16 che è l'evoluzione del UTF-8. L'Agenzia delle Entrate non ha fornito una specifica relativa alla codifica delle fatture elttroniche per cui i software di fatturazione elettronica devono supportare tutte le codifiche (non solo UTF-16 e UTF-8, ma anche ISO-8859-1, ISO-8859-15, etc.). Anche Speedy Doctor con molta pazienza ha dovuto supportare le altre codifiche per permettere di visualizzare tutte le fatture elettroniche ricevute.

Quindi se la PA sostiene di non vedere la fattura sul proprio software la prima cosa da fare è andare sul proprio Cassetto Fiscale, verificare che ci sia la fattura ed eventualmente fornire l'Identificativo Fattura assegnato dall'AdE alla fattura stessa. In questo modo la PA non ha più scuse, dovrebbe e potrebbe quindi recuperare la fattura dal proprio Cassetto Fiscale (anche le PA hanno un Cassetto Fiscale). Accertato che la fattura è sul Cassetto Fiscale non può essere accettata l'argomentazione "non vediamo la fattura sul nostro software" in quanto è l'ammissione che il problema è il software della PA che non riesce a recuperare la fattura dal Cassetto Fiscale, quindi Speedy Doctor non può intervenire. Ricordiamo inoltre che una fattura inviata ad una PA che non sia stata rifiutata entro 15 giorni è automaticamente una fattura accettata e quindi va pagata.

Gli stati della fattura Pubblica Amministrazione

La PA può accettare o rifiutare la fattura emessa, qui di seguito i codici relativi a questa dinamica:

- EC01 - Accettata dalla PA

- EC02 - Rifiutata dalla PA

- Decorrenza termini - Sono trascorsi più di 15 giorni senza risposta dalla PA. Per legge se la PA non rifiuta la fattura entro 15 giorni, viene considerata accettata di default.

RITENUTA D'ACCONTO

Fattura Elettronica con Ritenuta d'Acconto

La Ritenuta D'Acconto compare nell'XML se il tuo regime fiscale prevede la RA in relazione al tipo di cliente. Nell'anagrafica cliente, nel box "Fattura Elettronica" puoi specificare se il cliente è una Persona Fisica, Azienda o Pubblica Amministrazione.

Aspetto indipendente, per farlo comparire sulla stampa PDF, bisogna mettere il check in anagrafica cliente "R.A.", in quanto la copia di cortesia non è sempre allineata all'XML. Questa separazione serve a gestire le molte combinazioni fiscali: SRL, ordinario, forfettario, etc, tutti questi regimi hanno regole ed esigenze diverse.

Fattura Elettronica senza Ritenuta d'Acconto

Se il tuo regime fiscale prevede la Ritenuta d'Acconto per fatture emesse a Persona Giuridica, ma la fattura che stai emettendo non deve avere la Ritenuta d'Acconto allora devi seguire questi passi:

- Vai su Configurazione - Impostazioni - Fiscali - Regime Fiscale e scegli un regime fiscale che non prevede Ritenuta d'Acconto.

- Vai sul cliente ed emetti la fatture.

Prima di inviare uan fattura elettronica è buona prassi fare "Visualizza XML" prima di inviare. Il tasto Visualizza Lo trovi a fianco al tasto Invia. In questo modo verifichi che il contenuto dell'XML sia coerente con quanto devi inviare. Un volta inviato torna su Configurazione - Impostazioni - Fiscali - Regime Fiscale e ripristina il tuo Regime Fiscale.

NOTA BENE: per far comparire la Ritenuta d'Acconto sulla copia "cartacea" devi mettere il flag sull'anagrafica cliente su " R.A.", ovviamente se non vuoi che compaia lascialo in bianco.

VARIE

Fattura Elettronica senza ENPAV

Se devi emettere una Fattura Elettronica senza ENPAV devi andare su Configurazione - Impostazioni - Fattura Elettronica. Nel campo "Cassa Previdenziale" desezionare ENPAV e poi fare "Salva modifiche". Ora puoi emettere la fattura. Al momento dell'emissionen sulla riga del servizio devi portare a zero il campo ENPAV. Quindi salva la fattura. Prima di inviarla ti consigliamo di fare Visualizza XML (tasto arancione a fianco del tasto Invia). Da qui puoi visualizzare il centenuto dell'XML che stai per inviare. Una volta inviata la fattura torna su Configurazione - Impostazioni - Fattura Elettronica e ristabilisci la Configurazione ordinaria.

Fattura Elettronica a stranieri

Per emettere una fattura elettronica ad un cliente straniero bisogna registrarlo come un cliente normale, l'unica differenza è che nel campo "Città" va cercata e selezionata la nazione. La città può essere riportata nel campo "indirizzo". Per inviare la fattura elettronica bisogna inserire il codice univoco con sette X (XXXXXXX)- Indirizzo comprensivo di città e CAP originali – il campo P.IVA va valorizzato sempre con ID documento straniero (equivalente del nostro Codice Fiscale) oppure con la P.IVA straniera se si tratta di una persona giuridica.

Se il cittadino è comunitario ed ha un C.F. italiano va specificato quest'ultimo nel campo P.IVA altrimenti il codice fiscale della nazionale d'origine sempre nel campo P.IVA. Se invece non è comunitario va inserito il codice "9999999999999999" sempre nel campo P.IVA. Ricordarsi sempre di inserire sette X (XXXXXXX) nel campo Codice Univoco.

Bollo in fattura

Al momento dell'emissione della fattura elettronica, se hai bisogno, puoi inserire la voce bollo attraverso l'apposita casellina.

Codici in fattura

Se vuoi "occultare" le descrizioni delle voci fattura devi abilitare la funzione in Configurazione - Impostazioni - Varie - Contestualmente devi assicurarti che nel listino prestazioni le voci abbiamo un codice nel campo CODICE. In fattura verrà riportato quest'ultimo. Attenzione se non inserisci nessun codice verrà riportata una voce generica.

Conservazione Sostitutiva

Speedy Doctor non gestisce la Conservazione Sostitutiva. Consigliamo di utilizzare quella offerta gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate, ma sei libero anche utilizzare un provider esterno o chiedere al commercialista di effettuare la Conservazione attraverso il suo software.

Fattura con Ritenuta D'Acconto

Per emettere una fattura con ritenuta d'acconto è sufficiente andare su Cliente (vedi cerca cliente esistente) e fare click sul tasto Modifica in basso a sinistra e poi spuntare il ckeck Richiede R.A.; a questo punto Speedy Doctor penserà a tutto: in fattura verrà calcolata la ritenuta d'acconto. Il calcolo è visibile in calce sulla stampa della fattura.

IBAN in fattura

Compilando i campi BANCA DI APPOGGIO e IBAN (Configurazione - Impostazioni), ogni volta che in fattura viene selezionato il metodo pagamento "Bonifico" in automatico, in calce al report, in fattura viene inserito l'IBAN. Nota bene: devi inserire sia BANCA DI APPOGGIO sia IBAN.

Fattura BIS

Non è possibile aggiungere una dicitura, per esempio BIS, a fianco al numero fattura. Quello che è possibile fare è aggiungere una nota in fattura (entrando in modifica - Annotazioni in calce alle righe) dove si può specificare che si tratta di fattura BIS o qualsiasi altra dicitura si ritenga opportuna.

Perché ricevo ERRORE VALIDAZIONE inviando una fattura allo SDI?

Se provando ad inviare una fattura ricevi un ERRORE DI VALIDAZIONE devi verificare che i dati inseriti sia corretti. Qui di seguito un elenco di punti che possono aiutarti:

- Se non hai ancora configurato, nel tuo Speedy Doctor, la pagina di Fattura Elettronica, devi appunto configurarla. Puoi consultare, in questa pagina, la parte Configurazione.

Se invece hai già inviato altre fatture allo SDI e ricevi un errore su una particola fattura ti consigliamo di cliccare su Visualizza - a fianco a Scarica XML - vedrai quindi un messaggio di errore più o meno in chiaro che ti indicherà il problema. Qui di seguito una serie di casistiche più frequenti:

- In anagrafica cliente trovi il box Fattura Elettronica. Hai configurato correttamente la tipologia cliente? Persona fisica, Azienda (associazioni, P.IVA in generale e Pubblica Amministrazione)

--- Se si tratta di una Azienda, hai inserito il Codice Univoco? Se non lo possiedi inserisci i 7 zeri.

--- Se si tratta di Persona Fisica hai compilato i campi Nome, Cognome, Codice Fiscale, Indirizzo, Città?

--- Se si tratta di P.A. vedi la sezione "Fattura Pubblica Amministrazione" che trovi su questa pagina.

Altri errori ricorrenti:

- Nel campo IBAN vengono aggiunte altre parole, spazi o simboli oltre all'IBAN oppure l'IBAN ha un refuso.

- Nel campo indirizzo al posto dell'apostrofo c'è un'apice che somiglia ad apostrofi, ma è un carattere non accettato dall'Agenzia delle Entrate.

- Nel campo Nome o Cognome c'è un testo troppo lungo

- Nel campo note delle fatture c'è un testo troppo lungo (scrivere due o tre parole)

Numerazione manuale in fattura

Per attivare la numerazione manuale in fattura vai su Configurazione - Impostazioni - Fiscali, metti il check su "Utilizza numerazione manuale fatture" e fai salva modifiche. A questo punto potrai modificare il numero delle fatture in modo manuale. Questa opzione è utile se e quando hai per errore eliminato una fattura e devi colmare il "buco fattura" o per casi analoghi. Una volta effettuata l'operazione necessaria, consigliamo di togliere il check da "Utilizza numerazione manuale fatture".